Covid-19 süresince Anonim ve Limited Şirketlerinde Genel Kurul ve Yönetim Toplantıların Yapılması

Covid-19 salgını sebebiyle Dünya Sağlık Örgütü (WHO) tarafından küresel pandemi ilan edilmiştir. Ülkemizde de etkisini günden güne hissettiren bu salgın dolayısıyla sağlık kurumlarımızın yanı sıra iş ve ticari hayatımız da oldukça etkilenmiş ve zor duruma düşmüştür.

Bilindiği üzere, covid-19’dan kaynaklı tüm Dünya genelinde oluşan pandemi (Dünya çapındaki salgın hastalık) nedeniyle insanlar evlerinde kalmakta, çok zorunlu olmadıkça dışarı çıkmamakta ve başka kişilerle yakın temas kurmaktan kaçınmaya çalışmaktadır.

Covid-19 Sebebiyle insanların bireysel olarak kendi izolasyon tedbirlerin yanında, hükümet tarafından da alınan izolasyon amaçlı tedbirler mevcuttur. Bu tedbirler kapsamında hükümet tarafından yakın zamanlı olarak getirilen bir takım düzenleyici işlemler yayınlanmıştır.

Ticaret Bakanlığı’nın 20.03.2020 ve 53382221 sayılı sirkülerinde, şirket genel kurullarının yoğunlukla gerçekleştirildiği bu dönemde, söz konusu toplantılar için de bazı tedbirlerin alınmakta olduğunu; bu kapsamda çağrısı yapılan ancak henüz gerçekleştirilmeyen genel kurul toplantılarının, ileri bir tarihte yapılmak üzere iptal edilmesi imkânının tanındığını ve ayrıca elektronik genel kurul toplantılarının şirket esas sözleşmelerinde hüküm olmasa dahi uygulanmasına olanak tanınacağını açıklandı.

T.C. Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’nün 20.03.2020 tarihli ve 53382221 sayılı açıklaması ve buna ilaveten Ticaret Bakanlığı’nın resmi internet sitesinde yayınlanan, Ticaret Bakanı’nın sözlü açıklamasını detaylandıran duyurusu yayınlanmıştır.

16.03.2020 tarihli İçişleri Bakanlığı Genelgesi ile, her türlü toplantı ve faaliyetleri (icra-i zorunluluk gerektiren yönetim faaliyetleri hariç) 16.03.2020 Pazartesi saat 24:00 itibariyle geçici olarak ertelenmiştir.

20.03.2020 tarihli 2020/3 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi’nde de açık ve kapalı alanlarda her türlü bilimsel, kültürel, sanatsal ve benzeri toplantı veya aktiviteler 30.04.2020 tarihine kadar ertelendiği için düzenlenecek her türlü toplantı ve etkinliğin ertelenmesi gerektiği duyurulmuştur.

Tüm bu düzenlemeler genel kurul toplantılarının yapılmamasının hukuka uygunluk sebebini teşkil etmektedir.

Getirilen bu düzenlemeler ile insanların toplu olarak bir araya gelmesi önlenmekte ve salgının yayılmasının önüne geçilmek amaçlanmaktadır. Ancak topluluklar açısından getirilen bu yasaklayıcı ve kısıtlayıcı düzenlemelerin; ülkenin kalkınmasında ve ticari hayatın işleyişindeki en önemli unsurlardan olan anonim ve limited şirketlerinin genel kurul, yönetim kurulu ve müdürlerin toplanması yönünden ne gibi sonuçlara yol açacağının belirlenmesi ülkenin ticari işleyişi açısından hayati öneme sahiptir.

1.     Genel Kurul Toplantıları Yönünden

a.     Genel Kurul Nedir? Nasıl Toplanır?

Tüm paydaşların, şirketin genel ve yaşamsal nitelikteki en önemli olan konularında kararların alınabilmesi için olağan olarak yılda bir kez toplu olarak bir araya gelmesi sonucu oluşan şirketin en yetkili şirket organı genel kuruldur.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 410 ile 617. Maddelerine göre; genel kurul, yönetim kurulu/müdürler kurulu tarafından toplantıya çağrılabilir. Genel kurullar, anonim şirketlerde yönetim kurulunun çağrısı üzerine veya istisnai olarak çağrısız bir şekilde kendiliğinden toplanabilir.

Limited şirketlerde aynı şekilde müdürlerden oluşan müdürler kurulunun çağrısı üzerine yılda bir kez toplanırlar. Bu toplantıların, esas sözleşmelerinde aksi öngörülmediği takdirde yıllık faaliyet döneminden (1 Ocak-31 Aralık) itibaren 3 ay içinde yapılması gerekir.  Sermayesi halka açık şirketler (sermayesi borsaya kota edilmiş şirketlerde) açısından Sermaye piyasası Kanununda böyle bir düzenleme öngörülmemiş olduğundan TTK’daki işbu genel kural onlar için de geçerlidir.

Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin 7ç maddesinde olağan genel kurul toplantılarının bu üç aylık süre içerisinde yapılması düzen hükmü olarak öngörülmüştür. Dolayısıyla anılan sürede gerçekleştirilmeyen toplantılar hakkında yönetim kurulu üyelerinin haksız fiil kapsamındaki zarar sorumluluğu saklı kalmak üzere (TTK. madde 553) hukuki olarak herhangi bir sorumluluk oluşmaz.

b.     Genel Kurul Kararları İptal edilebilir / Ertelenebilir Mi?

Yönetim kurulu tarafından, genel kurul toplantı tarihi önceden belirlenmiş ve buna yönelik toplantı çağrısı yapılmış olsa bile, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin toplantıya katılamadığı ve yeterli çoğunluğun sağlanamadığı durumlarda genel kurul toplantısının teknik olarak ertelenmesi TTK ve ilgili yönetmelik uyarınca mümkündür.

Yönetmeliğin toplantının ertelenmesi başlıklı 28’inci maddesinde hangi hallerde toplantının erteleneceği tahdidi olarak sayılmıştır. Düzenlemenin 5’inci fıkrasında güvenlik nedeniyle toplantının ertelenmesinden bahsedilerek “Kolluk güçlerinin ve varsa Bakanlık temsilcisinin görüşü alınmak suretiyle toplantının güvenlik açısından sağlıklı bir şekilde yapılamayacağının anlaşılması üzerine genel kurul, toplantı başkanlığı tarafından ertelenebilir.” denilmiş ve güvenlikten kastedilenin asayişe ilişkin bir erteleme sebebi olduğu ifade edilmiştir.

Toplantının ertelenmesine ilişkin Yönetmelik hükmünün diğer fıkralarında yer alan düzenlemeler ise pay sahiplerinin bir araya gelmesi ile toplantının ertelenmesine ilişkindir. Bu sebeple Yönetmeliğin 28/5 hükmü COVID-19 gerekçesiyle olağan genel kurul toplantılarının ertelenmesinde kıyasen uygulanmaya elverişli olmayıp; maddenin diğer fıkraları ise fiziken toplantının yapılmasını engelleyen düzenlemeler olmadığından uygulanmaları mümkün değildir.

Bütün bunların yanında, Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’nün 20/03/2020 tarihli ve 53382221 sayılı yazısında ticaret şirketlerinin genel kurul toplantılarının ertelenmesine ilişkin şu açıklama yapılmıştır:

“Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarına İlişkin Açıklama

Bilindiği üzere, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda anonim ve limited şirketlerde, olağan genel kurul toplantılarının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması öngörülmektedir.

Diğer taraftan şirketlerimizce faaliyet dönemi olarak genellikle takvim yılı tercih edilmekte, bu da Mart ayı sonuna kadar olağan genel kurul toplantılarının tamamlanması gerekliliğini ortaya çıkarmaktadır.

Korona virüs COVID-19 (Korona virüs) salgınının yayılmasının engellenmesi amacıyla özellikle şirket genel kurullarının yoğunlukla gerçekleştirildiği bu dönemde şirketlerin kurul toplantıları bakımından bazı tedbirler alınmıştır.

Bu kapsamda 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun olarak yönetim organları tarafından daha önce toplantıya çağrılan anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurullarının, erteleme kararı alınması amacıyla genel kurulun toplanması beklenmeksizin, yönetim organları tarafından alınacak bir kararla iptal edilmesi imkânı tanınmıştır…”

Bu düzenlemeye göre anonim ve limited şirket yönetim kurulları tarafından daha önce usulüne uygun çağrısı yapılmış genel kurul toplantıları, salgının etkisi ortadan kalkıncaya kadar olmak üzere yönetim kurulu tarafından kararlaştırılan tarihten daha sonraki (30 Nisan’dan sonraki) bir tarihte yapılmak üzere, yönetim organları tarafından alınacak bir kararla iptal edilmesi imkanı tanınmıştır.

Usulüne göre toplantıya çağırılmış genel kurulların iptal edilebilmesi için Müdürlüğün duyurusunda yer alan ‘Genel Kurul Toplantı Çağrısının İptali Duyurusu’nun Müdürlüğe iletilmesi ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanması gerekiyor.

Bu kapsamda, Ticaret Sicil Gazetesi Müdürlüğü’ne iletilecek Genel Kurul Toplantı Çağrısının İptali Duyurusu Gazetede yayımlanabilecektir. Genel Kurul Toplantısının İptali Duyurusu ilanı ile konuya ilişkin yönetim/müdürler kurulu kararının noter tasdikli suretinin de iletilmesi gerekmektedir.

İlan talepleri ve gerekli evraklar posta ve kargo yolu ile Ticaret Sicil Gazetesi Müdürlüğü’ne iletilerek ilan ücretleri internet bankacılığı yöntemiyle ödenebilir. Onaylı suret talebi ise Müdürlüğün internet sitesi üzerinden iletilebilir. Talepler aynı anda işleme alınarak aynı gün kargolanmaktadır.

Ticaret Bakanlığı tarafından, vezne işlemlerine ilişkin olarak da Müdürlük imzalı suret ve ilan taleplerinin internet üzerinden veya kargo ile yapılmasına yönelik adım atıldı.

İşbu ertelemenin yapılması durumunda paydaşlar açısından oluşabilecek zararlardan sorumluluk gündeme gelebilecektir. Yönetim Kurulu üyelerinin erteleme dolayısıyla haksız fiil kapsamında sorumlu tutulabilmeleri için kendilerinin kusurlu olması ve oluşan zararlar ile erteleme arasında illiyet bağının ispatlanmasına gerekir.

c.      Elektronik Ortamda Genel Kurul Toplanabilir Mi?

Halka açık anonim şirketler için pay sahiplerinin eşitliği, kurumsal yönetim ilkelerinden biridir. Bu sebeple pay senetlerinin borsaya kote edildiği ticari şirketlerde elektronik ortamda genel kurul yapılması bir zorunluluk olarak düzenlenmiş, özellikle pay sahibi sayısı arttıkça katılımın etkin ve eşit şekilde sağlanabilmesi bakımından kanunda bu şirketlere elektronik katılımlı genel kurul yapma yükümlülüğü getirilmiştir.

Genel kurula elektronik katılımın nasıl yapılacağına ilişkin detaylar TTK m. 1527/5’e dayanılarak çıkarılan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ile belirlenmiştir. Bu konuda ayrıca iki adet de tebliğ yayınlanmıştır

Kural olarak, TTK’nın 1527. maddesi ile 28.08.2012 tarihli Resmi Gazete’ de yayınlanan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik’’ hükümleri çerçevesinde, halka açık olmayan şirketler de esas sözleşmesinde gerekli düzenlemeye yer vererek elektronik genel kurul sistemi (EKGS) ile genel kurul toplantılarını gerçekleştirebilmektedir.

EGKS’nin kullanılması için Yönetmeliğin 5.maddesinde yer alan örnek hükmün esas sözleşmenin Genel Kurul toplantılarını düzenleyen maddelerinden birinde yer alması gerekmektedir.

Genel Müdürlük yayınladığı yazısında  “…Türk Ticaret Kanunu’nun 1527’nci maddesi uyarınca, elektronik genel kurul sistemini kullanan ve genel kurul toplantısı gerçekleştirmek isteyen şirketlerde salgının önlenmesi amacıyla asgari düzeyde pay sahibinin katılımı ile fiziki ortamda toplantı gerçekleştirilmesini teminen, pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına fiziki ortamda katılımda bulunmaksızın elektronik ortamda katılım sağlayabilecekleri hususunda takdirlerini kullanmaları tavsiye olunmaktadır.” düzenlemesi mevcuttur.

Şirket ana sözleşmesinde EKGS sistemine göre toplantı yapılması öngörülmeyen şirketler açısından ise; duyuru ile esas sözleşmede olmasa bile bir kereliğine mahsus ve yapılan ilk toplantıda ana sözleşmeye eklenmek koşuluyla elektronik genel kurul yapılabilecektir.

Şirketlerin, bu imkândan Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketinden destek hizmeti almak suretiyle ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkânının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacak şekilde yararlanmaları gerekmektedir.

d.     Anonim Ve Limited Şirketlerde Fiziki Katılım Olmadan Genel Kurul Toplantısı Yapılabilir Mi?

Anonim şirketler açısından genel kurul toplantılarının – elektronik genel kurul toplantıları hariç – fiziki katılım ile gerçekleştirilmesi zorunlu olduğundan video konferans yönteminin uygulanması bu konuda kanunda özel bir düzenleme çıkarılıncaya kadar mümkün değildir.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 617/4 maddesi uyarınca, limited şirketlerde de, herhangi bir pay sahibinin fiziki katılım ile toplantı yapılması isteminde bulunmaması durumunda, elden dolaştırma yoluyla karar alınabilmesi mümkündür. Genel kurul kararının sirküler karar/elden dolaştırma yoluyla alınmasının mümkün olmasıyla birlikte bu şekilde alınan kararın geçerliliğinin şartı ise kararın tüm ortakların onayına sunulmasıdır.

Bu yol açıkça limited ortaklıklar için öngörülmüş olmakla birlikte anonim ortaklıklar için bu minvalde bir hüküm öngörülmüş olmadığından anonim ortaklıklarda genel kurul kararlarının toplantı yapılmaksızın elde imza dolaştırma suretiyle alınmasına ilişkin herhangi bir düzenleme yer almamaktadır.

Ancak anonim şirketlerde fiziki olarak toplantı yapılmadan fiziki toplantı yapılmış gibi elden imza dolaştırma suretiyle bir karar alınır ve hiçbir ortak buna itiraz etmez ve dava açmazsa sonuçları itibariyle geçerli bir genel kurul toplantısı kararı alınmış olacaktır.

Anonim şirketlerde bazı genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisinin bulunması zorunludur. Dolayısıyla Bakanlık Temsilcisinin katılması gereken genel kurul toplantıları açısından bu şekilde bir uygulamaya gidilmesi mümkün değildir. Bu tip şirketlerde elden dolaştırma yoluyla genel kurul kararı alınmasına imkân bulunmamaktadır. İşbu özellikteki anonim anonim ortaklıklarda bu olanak, sadece yönetim kurulu kararları açısından söz konusudur.

Limited şirketlerde genel kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesi de ayrıca mümkündür.

e.     Erteleme İmkânına Rağmen Genel Kurul Toplantısı Yapılabilir Mi?

Hükümet yetkilileri tarafından yapılan duyuru emredici nitelikte olmadığından ve ilgili kanun maddesi düzen hükmü niteliğinde olduğundan, salgın döneminde yönetim kurulu tarafından alınan kararla genel kurul toplantıya çağrılabilir veya daha önce alınmış olan toplantı kararı gereği yine toplantı yapılabilir.

Dolayısıyla Mart ayından sonra dahi yapılan genel kurullarda alınan kararlar iptal edilemeyecektir. Ancak toplantının yapılmamasına kendi kusurları ile sebep olan yönetim kurulu üyelerinin haksız filleri kapsamına giren bir zararı mevcut olur ise, oluşan bu zararla ilgili diğer pay sahiplerine karşı tazminat yükümlülüğü doğabilecektir. Yönetim kurulu üyelerinin buradaki sorumluluğu kusur sorumluluğu olup, yönetim kurulu üyelerinin kusurunun ve oluşan zararla illiyet bağının ispatlanması gerekir.

Salgına rağmen yapılması kararlaştırılan genel kurul toplantıları açısından asgari fiziki katılım ve gerekli izolasyon şartlarının sağlanması gerektiği açıktır. Bu durumda yönetim kurulunun toplantıyı düzenlerken gerekli önlemleri alması gerekecektir. Şartları sağlanıyorsa haksız fiil sorumluluğu gündeme gelebilecektir. Gerekli önlemlerin alınmadığı gerekçesiyle genel kurul toplantısı yapılır ve pay sahipleri arasında korona virüs yayılırsa TTK m. 553 uyarınca YK üyelerinin sorumluluğu söz konusu olabilecektir. Anılan düzenleme ile yönetim kurulu üyelerinin kanundan ve esas sözleşmeden doğan yükümlülüklerini ihlal etmesi durumunda devreye giren bir kusur sorumluluğu düzenlemesidir. ‘Özen ve bağlılık yükümlülüğü’ başlıklı TTK m. 369 yönetim kurulu üyelerine görevlerini yerine getirirken tedbirli ve basiretli bir yönetici gibi davranma yükümlülüğü getirmektedir.

Bu tedbirlere uyulmadan ve tüm paydaşlara genel kurul toplantılarına katılma olanağı sağlanmadan yapılan genel kurul toplantı işlemleri ve yönetim kurulu kararları; hakları, hukuka aykırı bir şekilde zedelenen paydaşlar tarafından iptal davası ile iptal edilebilecektir.

Salgın dolayısıyla sokağa çıkma yasağına tabi olan 65 yaş üstü ve 18 yaş altı olan şirket paydaşları, salgın döneminde yapılan genel kurul toplantılarına vekâlet vererek temsilci seçme yoluyla işbu toplantılara katılabilecektir. Ancak burada da toplantıya katılamayan pay sahipleri, TTK m. 425 ve 426’ye göre yazılı olarak yetkilendirilmesi şartıyla kendilerini (pay sahibi olan veya olmayan bir kişiye) temsil ettirebilecektir. Bu noktada adi yazılı vekâlet verilmesi için sokağa çıkılmasına gerek olmadığı gibi noter vekâleti vermek isteyenler açısından da uygulamada noterler kişilerin adreslerine gelerek vekâlet düzenlemektedirler.

Bu yöntem ile TTK’ nın 429. maddesinde yer alan “Tevdi Eden Temsilci” uygulaması kapsamında, şirket pay sahiplerinin tamamı belirlenecek aynı kişiyi genel kurul toplantısında nasıl hareket etmesi gerektiği konusunda münferit talimatlar vermek suretiyle vekil tayin edebilir. Söz konusu vekil ancak kendisine verilen yetki ile sınırlı işlemleri gerçekleştirebilecek sınırlı bir yetkili olduğu için pay sahipleri açısından istenmeyen kararlar alınmasının önüne geçilmiş olunacaktır.

Bütün bu imkânlara genel kurul toplantılarına katılımının engellendiği iddiası olan yasak kapsamındaki paydaşlar yine iptal davası yoluyla işbu toplantıda alınan kararları ve yönetim kurulu kararlarını iptal ettirebilecektir. Yine hukuka aykırı olarak paydaşların uygun katılımı için olanak yaratmayan yönetim kurulu üyelerinin de sorumluluğu doğabilecektir.

Genel kurul kararlarının iptal edilebilmesi için genel kurula katılamayan pay sahibinin, TTK m.446/1-b’deki aykırılıkların genel kurul kararının alınmasında etkili olduğunu ispatlaması gerekecektir. Ayrıca, şirket tarafından, pay sahibi tarafından ileri sürülen iptal sebeplerinin alınan kararları etkilemediğini kanıtladığı takdirde, kanuna, esas sözleşmeye veya dürüstlük kuralına aykırı olmayan bir kararın iptal edilmesine engel olunabilecektir.

Öte yandan genel kurul toplantılarının icrasında kötü niyet iddiasının bertaraf edilmesi önemlidir. Zira yönetim kurulu tarafından yasal tedbirler kapsamında genel kurula katılamayacağı açık olan üyenin bu durumuna karşın ve önemli kararların alınacağı toplantıda bulunmamasını temin edilmesi hukuka aykırı kabul edilebilecektir.

Mevcut koşullar altında toplantı yapılmasını istemenin hakkın kötüye kullanılması durumu saklı kalmak kaydıyla; ilgili genel kurulun karar almasını engelleyen ortağın bu tutumunun, dürüstlük kuralı çerçevesinde ilgili yargı mercilerince kabul edilmeyeceği açıktır.

f.       Tek ortaklı anonim ve limited şirketler açısından genel kurulun toplanması

TTK. 338 ve TTK.573’deki düzenlemelere göre, anonim ve limited ortaklıklardaki asgari ortak sayısının 1 olarak kararlaştırılabilir. Tek pay sahibinin bulunduğu anonim ortaklıklara yönelik olarak Kanun’un 408/3.maddesi’ ne göre; “tek pay sahipli anonim şirketlerde bu pay sahibi genel kurulun tüm yetkilerine sahiptir. Tek pay sahibinin genel kurul sıfatıyla alacağı kararların geçerlilik kazanabilmeleri için yazılı olmaları şarttır” hükmü düzenlenmiştir. Bu hükme istinaden tek kişilik anonim şirketlerde fiziki toplantı şartı bulunmamaktadır.

Bu düzenlemeye göre; Tek pay sahibinin genel kurul sıfatıyla yazılı olarak aldığı bir karar, genel kurul kararı niteliğindedir. Dolayısıyla; Cumhurbaşkanlığı ve ilgili Bakanlıkların genelgelerinde ortaya konulan toplantı yasağı tek kişilik anonim şirketler açısından hiç uygulanma alanı bulmayacaktır. Aynı şekilde TTK m. 616/3’e göre limited şirketlerde de tek pay sahibinin genel kurul sıfatıyla yazılı olarak aldığı bir karar, genel kurul kararı niteliğinde olacaktır.

Bu tür ortaklıklarda toplantı yapılması söz konusu olmayacağına göre ilgili tek ortağın tek başına, genel kurul sıfatıyla alacağı ve yazılılık şartını yerine getiren karar, genel kurul kararı olacaktır. Dolayısıyla 30 Nisan tarihine kadar var olduğunu belirttiğimiz genel kurul kararı alınması yasağı/imkânsızlığı, tek pay sahipli anonim ortaklılarda uygulama alanı bulmayacaktır.

Bununla birlikte anonim şirketlerde bazı genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur. Tek kişilik anonim şirketlerde Bakanlık temsilcisinin katılması gereken toplantılar açısından fiziki olarak genel kurul toplantısı yapılarak karar alınması gerekecektir.

Benzer kural limited ortaklıklar için de TTK m. 616/3’de yer almaktadır. Bu sebeple tek ortaklı limited ortaklıklarda da genel kurul kararı alınabilmesi açısından bir problem bulunmamaktadır.

2.     Yönetim Kurulu Toplantıları Yönünden

a.     Yönetim Kurulu Nedir, Nasıl Toplanır?

Yönetim kurulları şirketin yürürlüğü açısından güncel ve genel kurula göre daha az öneme sahip kararlarının alındığı şirket organıdır. Yönetim kurulları asgari fiziki katılım şartı olmadan tamamen elektronik ortamda toplanabileceği gibi tek bir paydaşın teklifi ile tüm yönetim kurulu üyelerinin yazılı onayı alınarak toplanabilir.

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 390/4 maddesi uyarınca, anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinden herhangi birinin fiziki toplantı yapılması isteminde bulunmaması durumunda, yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma yöntemi ile alınması mümkündür. Buna göre, esas sözleşmede öngörülen ağırlaştırılmış nisaplar saklı kalmak şartıyla, en az  üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle fiziki katılıma gerek kalmadan yönetim kurulu kararları alınabilir.

Bununla birlikte, üyelerden herhangi birisi veya ilgili bir başka kişi tarafından hazırlanan karar metninin tüm üyelere elektronik posta yoluyla gönderilmek suretiyle dolaştırılması ve ilgili üyeler tarafından imzalanan kararın da kurye ile ilgili kişiye ulaştırılması yeterli olacaktır. Elden dolaştırma yöntemiyle karar alma süreci, tüm imzalı nüshaların yönetim kurulu karar defterinde bir araya getirilmesi suretiyle tamamlanmış olacaktır.

Anılan maddeler limited şirketlerin müdürlerin toplanmasına ilişkin olarak da kıyasen uygulanabilir niteliktedir.

b.     Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu Toplantısı Yapılabilir Mi?

TTK’ nın 1527. maddesi, şirket sözleşmesinde düzenlenmiş olması şartıyla, yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanımaktadır. Bu kapsamda, 29.08.2012 tarihli Resmi Gazete’ de yayınlanan “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” hükümlerinde öngörülen teknik şartların yerine getirilmiş olması gerekmektedir.

TTK m. 1527/1’e göre, “Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin (bakanlık temsilcisi, murahhas üye, yönetim kurulu üyesi) fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da” icra edilebilecektir.

Şu an itibariyle henüz, elektronik toplantı usulünü kolaylaştıracak ve prosedürel gereklilikleri azaltacak bir düzenleme getirilmemiştir. Bu kapsamda, Tebliğ’de öngörülen teknik alt yapının elektronik toplantı sistemi için sağlanması gerekliliği devam etmektedir.

c.      Fiziki Katılım Olmadan Yönetim Kurulu Toplanabilir Mi?

Genel kurul kararının iptali ile ilgili alınacak yönetim kurulu kararının Ticaret Kanunu’nun 390/4 maddesi uyarınca, fiziki katılıma gerek olmadan elde dolaştırma yöntemi ile alınması mümkündür.

Söz konusu madde uyarınca, anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinden herhangi birinin fiziki toplantı yapılması isteminde bulunmaması durumunda, yönetim kurulu kararları, kurul üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı, karar şeklinde yazılmış önerisine, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılmış olması bu yolla alınacak kararın geçerlilik şartıdır.

Onayların aynı kâğıtta bulunması şart değildir; ancak onay imzalarının bulunduğu kâğıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması veya kabul edenlerin imzalarını içeren bir karara dönüştürülüp karar defterine geçirilmesi kararın geçerliliği için gereklidir.

3.     Genel Kurulun Ertelenmesi / İptal Sebebiyle Yapılamaması Halinde Şirket Açısından Oluşabilecek Sorunlar

a.     Genel Kurul ile Yönetim Kurulu Arasındaki İlişki

Şirketin varlığını sürdürebilmesi kanunen zorunlu olarak bazı organlara sahip olması gerekir. Oluşturulacak olan her organın şirketin işleyişi açısından fonksiyon ve önemi de kendi iç yapısına göre farklılık oluşturmaktadır.

Genel kurul tüm paydaşlardan oluşan, yapısı gereği ağır ve yavaş işleyen, karar alması oldukça uzun soluklu bir süreçle sonuçlanan ve şirket açısından en önemli konularda karar alabilen şirketin en genel yetkili organıdır. Genel kurul ancak, kanunda ve şirketin esas sözleşmesinde açıkça belirtilen konularda kararlar alabilir.

Yönetim kurulu ise, genel kurula görece daha az önemli kararları alması gereken ve yapısı gereği şirketin güncel ve hızlıca çözülmesi gereken konularında kararlar alabilen şirket organıdır. Yönetim kurulu bu açıdan hızlı, pratik ve içinde bulunulan zaman dilimine göre anlık hareket edebilen bir mekanizmaya sahip olmalıdır.

Anonim şirketlerde genel kurul ile yönetim kurulu arasındaki ilişkinin temel kaynağını oluşturan maddeler TTK. 375 VE TTK. 408 ‘ dir. Buna göre TTK. 375’te yönetim kurulunun, TTK. 408’de ise genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri düzenlenmiştir.

TTK.616’da ise limited şirketlerde genel kurulunun devredilemez görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir. Müdürlerin görev ve yetkilerinin kapsamına ilişkin olarak ise TTK.629 gereği anonim şirketlerin yönetim kurullarının temsil yetkisine ilişkin kurallar kıyas yoluyla uygulanır.

Yönetim kurulu, kanunda ve şirket esas sözleşmesinde açıkça genel kurula verilen görev ve yetkiler dışında kalan tüm konularda işlem yapabilir ve karar alabilir. Yönetim kuruluna bırakılan işlemlerle ilgili olarak esas sözleşmede değişiklik yapılmak suretiyle genel kurula yetki verilebilir.

b.     Yönetim Kurulunun Görev Süresi Dolarsa Eğer Ne Yapılmalıdır?

Genel kurulu ancak yönetim kurulu toplantıya çağırabilir. Covid-19 salgını sebebiyle daha önce yapılması kararlaştırılan genel kurul toplantısının ertelenmesi / iptal edilmesi ve ertelenen süre içerisinde yönetim kurulunun görev süresinin dolması halinde ne yapılmalıdır.

TTK. 410’ a göre yönetim kurulunun görev süresi dolsa bile genel kurulun toplanması şirket açısından hayati öneme sahip olduğundan, bu sürede yönetim kurulu genel kurulu toplantıya çağırabilir.

Kanunda anılan sürede sadece genel kurulun toplantıya çağrılması açısından yönetim kuruluna yetki verilmiş olsa da, salgının ne zaman son bulacağı bilinemediğinden ve ucu açık bir süreçten geçtiğimiz için; yönetim kurulunun şirketin varlığını devam ettirebilmesi için hayati öneme sahip bazı konularda işlemlerde bulunabilmesi gerekir. Yargıtay da böyle olağanüstü durumlarda yönetim kurulunun şirket varlığı için önemli olan ve genel kurulun yetki ve görev alanında kalan konularda karar alıp işlemde bulunabileceği yönündedir.

c.      Hangi İşlemler Açısından Sorun Yaşanabilecektir?

Salgın sebebiyle alınan erteleme kararı sürecinde, şirketin varlığını devam ettirebilmesi özellikle sermaye ihtiyacı doğabilecektir. Bu ihtiyacı karşılamanın birden fazla yolu olabilir. Bunlar şirket malvarlığının önemli oranda devri, satışı, kiraya verilmesi, rehin edilmesi vb. şirket değerlerinin elden çıkarılması şeklinde sıralanabilir.

Kural olarak anılan işlemler sadece genel kurul tarafından yapılabilir. Ancak yukarıda da belirttiğimiz üzere olağanüstü durumlarda yönetim kurulu bu konularla ilgili işlem yapabilmelidir. Burada dikkat edilmesi gereken şudur ki; şirketin ihtiyacı için yaptığı bu küçük miktarlardaki ama çok sayıdaki işlemin yönetim kurulu tarafından yapılması belli bir aşamadan sonra genel kurulun vasfını ve varlığını anlamsızlaştıracak boyutlara varmamalıdır.  Aksi durumda yönetim kurulu işlemlerinin butlanla batıl sayılması tehlikesi ortaya çıkar.

Sorun yaşanabilecek bir başka konu ise kar payının paydaşlara dağıtımı konusunda ortaya çıkar. Kural olarak kar payının dağıtımı konusudur. Kural kar payı üzerindeki tasarruf işlemleri de genel kurulun vazgeçilemez görev ve yetkileri dahilindedir. Ancak erteleme süreci boyunca genel kurulun karar almasının mümkün olmaması sebebiyle kar payının dağıtımı konusunda işlem yapılamayacaktır. Bu durum ise tek beklentisi kar payı olan şirket paydaşları açısından büyük problemlere yol açabilecektir.

Erteleme sürecinde şirket paydaşlarının kar payı alamamasının telafi edilebilmesi için TTK. 358’e göre paydaşların şirkete borçlandırılması işlemi yapılabilir. Ancak bunun için kanunda iki şart mevcuttur. Buna göre paydaşların şirkete karşı olan sermaye taahhüdünden doğan borçlarını ödemiş olması ve şirketin yedek akçelerle birlikte geçmiş yıl zararlarını karşılayabilecek yapıda olması gerekir.

Şirketin yedek akçelerle birlikte geçmiş yıl zararlarını karşılayıp karşılamadığı ise ancak genel kurul tarafından onaylanmış yıllık bilançoya bakılarak tespit edilebilecektir. Bunun için de yine genel kurulun toplaması gerekecektir.

Erteleme süresince genel kurul toplanamayacağı için en son yıllık bilanço da onaylanmamış durumda kalacaktır. Yine bu noktada yönetim kurulu inisiyatif alıp kar payının henüz onaylanmamış ve ertelenen genel kurula sunulacak olan yıllık bilançoya (2019 bilançosu) işlem yapıp kar payının dağıtımı konusundan işlem yapabilir. Ancak unutulmamalıdır ki bu durumda bir zarar oluşması durumunda yine yönetim kurulu üyelerinin TTK.553 uyarınca sorumluluğu oluşabilecektir.